Chia sẻ chi phí bằng ngoại tệ một cách rõ ràng khi đi du lịch nước ngoài theo nhóm

Đi du lịch nước ngoài cùng bạn bè hoặc đại gia đình giúp tiết kiệm chi phí lưu trú và đi lại, nhưng việc chia sẻ các khoản chi bằng ngoại tệ dễ phát sinh chênh lệch khi quy đổi. Bài viết hướng dẫn cách thống nhất quy tắc chia tiền, chốt tỷ giá chung và quyết toán sau chuyến đi.

1. Thống nhất cách thanh toán chung trước khi khởi hành

Phần lớn sự chênh lệch khi chia tiền theo nhóm bắt nguồn từ việc mỗi người thanh toán theo một cách khác nhau mà không có quy tắc chung từ đầu.

Trong một chuyến đi theo nhóm, các khoản chi chung thường gồm lưu trú, thuê xe, xăng dầu, vé tham quan theo nhóm và các bữa ăn chung. Các khoản này có thể được thanh toán bằng tiền mặt ngoại tệ, bằng thẻ của một thành viên hoặc đặt trước bằng tiền Việt qua đại lý. Mỗi hình thức có cách quy đổi riêng, nên nếu không thống nhất trước, số tiền mỗi người phải góp có thể khác nhau tùy theo cách tính.

Có hai mô hình thanh toán phổ biến. Mô hình quỹ chung là mỗi thành viên góp một khoản ngoại tệ tiền mặt vào quỹ trước chuyến đi, một người giữ quỹ và chi cho các khoản chung. Mô hình ứng trước là từng thành viên trả các khoản khác nhau trong chuyến đi, sau đó cộng tổng và chia lại khi về nước.

Mô hình quỹ chung phù hợp với nhóm có lịch trình rõ ràng và chi tiêu chủ yếu bằng tiền mặt. Mô hình ứng trước phù hợp khi nhiều khoản được thanh toán bằng thẻ hoặc đặt trực tuyến. Nhóm có thể kết hợp hai mô hình, miễn là quy tắc được thống nhất trước khi khởi hành.

2. Chốt một mức tỷ giá chung để quy đổi

Khi các khoản chi được thanh toán bằng ngoại tệ nhưng việc chia lại diễn ra bằng tiền Việt, nhóm cần một mức tỷ giá chung để tránh tranh luận về sau.

Với mô hình quỹ chung bằng tiền mặt, việc quy đổi đơn giản hơn: mỗi người tự mua ngoại tệ để góp quỹ, nên chi phí quy đổi do từng người tự chịu. Phần quỹ còn dư sau chuyến đi được chia lại bằng ngoại tệ hoặc quy đổi sang tiền Việt theo mức giá đã thống nhất.

Với mô hình ứng trước, mỗi người trả bằng một phương thức khác nhau, nên tỷ giá thực tế của từng khoản cũng khác nhau. Cách làm phổ biến là chọn một mức tỷ giá tham chiếu chung, chẳng hạn giá bán ra chuyển khoản của một ngân hàng vào ngày kết thúc chuyến đi, để quy đổi tất cả khoản chi về tiền Việt trước khi chia.

Một số nhóm chọn cách cộng thêm một tỷ lệ nhỏ cho các khoản thanh toán bằng thẻ để bù phần phí chuyển đổi ngoại tệ mà người ứng trước phải chịu. Điều này nên được thống nhất từ đầu để mọi người cùng hiểu và đồng ý. Với các khoản đặt trước bằng tiền Việt như vé máy bay hay tour, nhóm không cần quy đổi, chỉ cần ghi đúng số tiền Việt đã trả để đưa vào bảng tổng hợp cuối cùng.

3. Ghi chép trong chuyến đi và quyết toán khi về nước

Một bảng ghi chép chung được cập nhật trong suốt chuyến đi giúp việc quyết toán sau đó nhanh và minh bạch.

Mỗi khoản chi chung nên được ghi ngay khi phát sinh với các thông tin sau:

• Nội dung khoản chi, số tiền bằng ngoại tệ và ngày phát sinh
• Người thanh toán và phương thức thanh toán
• Các thành viên cùng chia khoản đó, nếu không phải toàn bộ nhóm

Nhiều nhóm dùng một bảng tính chia sẻ trực tuyến hoặc ứng dụng chia tiền nhóm để mọi thành viên cùng cập nhật và theo dõi. Hình ảnh hóa đơn được lưu kèm giúp đối chiếu khi cần. Người giữ quỹ chung cũng nên kiểm đếm số tiền còn lại vào cuối mỗi ngày và ghi vào bảng, để phát hiện kịp thời nếu có khoản chi nào chưa được ghi chép.

Khi về nước, người phụ trách quyết toán tổng hợp tất cả khoản chi, quy đổi về tiền Việt theo mức tỷ giá đã chốt và tính số tiền mỗi người phải trả hoặc được nhận lại. Nếu chuyến đi dùng đô la Mỹ, nhóm có thể dùng giá đô bán ra chuyển khoản tại ngày quyết toán làm mức quy đổi chung. Việc thanh toán bù trừ giữa các thành viên được thực hiện bằng chuyển khoản tiền Việt, đơn giản và có chứng từ rõ ràng.

Với khoản ngoại tệ tiền mặt còn dư trong quỹ chung, nhóm có thể chia lại cho các thành viên theo tỷ lệ góp, hoặc để một thành viên giữ lại và trả phần tương ứng bằng tiền Việt cho những người còn lại.

Chia sẻ chi phí bằng ngoại tệ trong chuyến du lịch theo nhóm trở nên đơn giản khi nhóm thống nhất mô hình thanh toán, chốt một mức tỷ giá chung và ghi chép đầy đủ trong suốt chuyến đi. Những quy tắc rõ ràng từ đầu giúp mọi thành viên yên tâm và tập trung vào trải nghiệm chung.